Handleiding 10 jaar online beschikbaar onder de Machineverordening
Een digitale handleiding moet minstens 10 jaar online beschikbaar zijn: de Machineverordening (EU) 2023/1230 eist dat de gebruiksaanwijzing online toegankelijk blijft gedurende de verwachte levensduur van de machine en ten minste tien jaar nadat de machine in de handel is gebracht. De langste periode telt. In de praktijk vraagt dat een vast adres, bewaarde versies en een plan voor als u van systeem of leverancier wisselt.
Wat de verordening zegt
c) de gebruiksaanwijzing online toegankelijk maken gedurende de verwachte levensduur van de machine of het verwante product en gedurende ten minste tien jaar nadat de machine of het verwante product in de handel is gebracht.
Twee termijnen, de langste telt
De regel combineert de verwachte levensduur van de machine met een minimum van tien jaar na het in de handel brengen. Verwacht u dat een machine 20 jaar draait, dan blijft de gebruiksaanwijzing 20 jaar online. Is de levensduur korter, dan blijft tien jaar de ondergrens.
De termijn loopt per exemplaar. Een machine die in 2030 in de handel wordt gebracht, heeft haar gebruiksaanwijzing online nodig tot minstens 2040, ook als het model jaren eerder is gelanceerd.
Welke versie online moet blijven
Gebruiksaanwijzingen veranderen. Een machine die in 2027 is geleverd, kreeg de versie van 2027. Bewaar daarom elke gepubliceerde versie en toon bij elke machine de versie die erbij hoort, met latere versies ernaast.
Leg per serienummer de leverdatum vast. Zonder die datum weet u niet welke versie een machine kreeg en wanneer haar tien jaar aflopen.
Plan voor verandering
Tien jaar is langer dan de meeste websites, documentsystemen en softwarecontracten meegaan. De labels op de machines blijven echter hetzelfde.
- Gebruik een adres op uw eigen domein, zodat de QR-code blijft werken als u van systeem of leverancier wisselt.
- Zorg dat u alle gebruiksaanwijzingen, versies en machinegegevens altijd kunt exporteren.
- Maak één persoon of team duidelijk eigenaar van de online gebruiksaanwijzingen.
- Controleer elk jaar of een steekproef van oude QR-codes nog de juiste pagina opent.
De conformiteitsverklaring volgt hetzelfde idee
Artikel 10, lid 8, geeft een vergelijkbare regel voor de digitale EU-conformiteitsverklaring: online gedurende de verwachte levensduur en in elk geval minstens tien jaar. Veel fabrikanten zetten beide op dezelfde pagina.
Veelgemaakte fouten
- Rekenen vanaf de lancering van het model. De tien jaar lopen vanaf het in de handel brengen van elke machine. Late exemplaren verlengen dus de periode.
- De oude pdf overschrijven. Vervangt een nieuwe versie het oude bestand, dan verliezen machines in het veld de versie waarmee ze zijn geleverd.
- Labels gekoppeld aan het adres van een leverancier. Wisselt u van leverancier, dan wijst elk label in het veld naar een dode pagina. Gebruik uw eigen domein.
- Geen leverdata vastgelegd. Zonder leverdata weet u niet welke versie een machine kreeg of wanneer haar termijn afloopt.
Hoe Nova langdurige beschikbaarheid regelt
Nova bewaart elke gepubliceerde versie als vaste kopie en toont bij elke machine de versie waarmee zij is geleverd. U houdt zelf de controle over uw gegevens en uw adressen.
- Gepubliceerde versies veranderen nooit: vaste kopieën met checksum en versiegeschiedenis
- Machinelijst importeren met serienummer, model en leverdatum uit uw ERP-spreadsheet
- Volledige export op elk moment als één bestand: pdf's, versiegeschiedenis, machinelijst en papieraanvragen
- Uw eigen domein op de labels, zodat u bij een andere leverancier geen labels opnieuw hoeft te drukken
- De EU-conformiteitsverklaring op dezelfde pagina als de gebruiksaanwijzing
Vragen en antwoorden
Hoe lang moet een digitale handleiding online blijven?
Vanaf welke datum lopen de tien jaar?
Wat als onze documentatieleverancier stopt of wij overstappen?
Moeten wij oude versies online houden?
Geldt de tienjarenregel voor machines van vóór 2027?
De zes voorwaarden voor een digitale handleiding
Elke voorwaarde op een eigen pagina: de regel, wat die in de praktijk betekent en de veelgemaakte fouten.
- 1 QR-code en toegang Geef op de machine aan hoe de gebruiksaanwijzing te vinden is, voor het juiste model.
- 2 Downloaden, afdrukken, opslaan Gebruikers moeten de gebruiksaanwijzing kunnen afdrukken, downloaden en opslaan, ook bij een storing.
- 3 10 jaar online Houd de gebruiksaanwijzing online gedurende de levensduur van de machine en minstens 10 jaar.
- 4 Papier op verzoek Vraagt de koper bij aankoop om papier, dan levert de fabrikant binnen een maand kosteloos.
- 5 Taal De gebruiksaanwijzing in de taal die de lidstaat bepaalt, duidelijk en begrijpelijk.
- 6 Niet-professionele gebruikers Machines die niet-professionele gebruikers kunnen gebruiken, krijgen de essentiële veiligheidsinformatie op papier.
Hulpmiddelen om te controleren en te kiezen
- Checklist20 controles over de zes voorwaarden. Vink ze af of druk de lijst af.
- PlatformvergelijkingDrie soorten platforms, 12 criteria en de vragen voor elke leverancier.
Bekijk het met uw eigen machine.
Stuur ons één handleiding. Wij zetten de QR-pagina van die machine op en laten die u dezelfde werkdag zien.
Alleen ter informatie, geen juridisch advies. Verordening (EU) 2023/1230 is van toepassing vanaf 20 januari 2027.