Handleiding downloaden, afdrukken en opslaan onder de Machineverordening
Een digitale handleiding moet de gebruiker kunnen downloaden, afdrukken en opslaan op een elektronisch apparaat, zo bepaalt de Machineverordening (EU) 2023/1230. Het doel is dat de gebruiksaanwijzing altijd te raadplegen is, met name bij een storing van de machine. De regel geldt ook als de gebruiksaanwijzing in de software van de machine zit.
Wat de verordening zegt
b) de gebruiksaanwijzing ter beschikking stellen in een formaat dat de gebruiker in staat stelt de gebruiksaanwijzing af te drukken, te downloaden en op een elektronisch apparaat op te slaan zodat hij of zij deze te allen tijde kan raadplegen, met name bij een storing van de machine of het verwante product; dit vereiste geldt ook wanneer de gebruiksaanwijzing is geïntegreerd in de software van de machine of het verwante product;
Drie handelingen, één doel
De regel noemt drie dingen die de gebruiker moet kunnen: afdrukken, downloaden en opslaan op een apparaat. Ze dienen één doel. De gebruiker houdt een exemplaar dat niet afhangt van uw server, een account of een machine die aan staat.
Een webpagina die alleen online te lezen is, voldoet daar op zichzelf niet aan. De gebruiker heeft een bestand of een opgeslagen kopie nodig die hij kan meenemen.
Is een pdf genoeg?
Een pdf is het meest gebruikte antwoord, omdat die op elke telefoon of laptop kan worden afgedrukt, gedownload en opgeslagen. Belangrijk is dat de pdf makkelijk bereikbaar is vanaf de pagina achter de aanduiding, dat hij volledig is en dat hij leesbaar afdrukt op een gewone kantoorprinter.
Zeer grote bestanden zijn in de praktijk een probleem. Een servicetechnicus met een mobiele verbinding naast een stilstaande machine krijgt een bestand van 200 MB misschien niet binnen. Houd het bestand redelijk van omvang en laat gebruikers het opslaan voordat ze het nodig hebben.
Bij een storing
De verordening noemt de storing apart. Juist dan kan het scherm van de machine zwart zijn, kan het netwerk uitvallen en staat de operator onder tijdsdruk.
- Vertrouw niet alleen op de HMI van de machine om de gebruiksaanwijzing te tonen.
- Zorg dat de pagina op een telefoon opent zonder app of account.
- Laat gebruikers een kopie opslaan die offline opent.
- Houd de hoofdstukken over storingen en veiligheid makkelijk vindbaar in het bestand.
Gebruiksaanwijzing in de software van de machine
Veel machines tonen hun gebruiksaanwijzing op het bedieningspaneel. De verordening zegt dat hetzelfde vereiste daar geldt. Staat de gebruiksaanwijzing alleen in de software, dan moeten gebruikers haar toch kunnen afdrukken, downloaden en opslaan, en raadplegen als de machine niet werkt.
De meeste fabrikanten lossen dit op door dezelfde versie ook online te publiceren, bereikbaar via de aanduiding op de machine.
Veelgemaakte fouten
- Alleen een online viewer. Als de gebruiksaanwijzing alleen in de browser te lezen is, kan de gebruiker geen kopie bewaren. Bied een download aan.
- Gebruiksaanwijzing alleen op de HMI. Valt de machine uit, dan valt het scherm vaak mee uit. De regel vraagt toegang juist bij een storing.
- Download achter een login. Een account houdt de operator op het slechtste moment tegen. De gebruiker heeft het bestand nodig, geen klantportaal.
- Bestand dat slecht afdrukt. Opmaak alleen voor het scherm, te kleine letters of verkeerde paginaovergangen maken afdrukken zinloos. Test een echte afdruk.
Hoe Nova downloaden, afdrukken en opslaan regelt
De QR-code opent een openbare pagina voor die machine met de officiële gebruiksaanwijzing. De gebruiker kan haar openen, downloaden, afdrukken en op de telefoon opslaan.
- Openen, downloaden en afdrukken vanaf een openbare pagina, zonder login of app
- De gebruiksaanwijzing kan op de telefoon worden opgeslagen voor offline gebruik
- De pagina toont de vaste versie die gold toen de machine werd geleverd
- De operator stelt een vraag en krijgt alleen antwoord uit de gebruiksaanwijzing van die machine, met paginanummer
Vragen en antwoorden
Mag een handleiding van een machine digitaal geleverd worden?
Is een pdf-download genoeg onder de Machineverordening?
Geldt de regel ook voor een gebruiksaanwijzing in de software van de machine?
Moet de gebruiksaanwijzing offline werken?
Mogen wij registratie vragen voor de download?
De zes voorwaarden voor een digitale handleiding
Elke voorwaarde op een eigen pagina: de regel, wat die in de praktijk betekent en de veelgemaakte fouten.
- 1 QR-code en toegang Geef op de machine aan hoe de gebruiksaanwijzing te vinden is, voor het juiste model.
- 2 Downloaden, afdrukken, opslaan Gebruikers moeten de gebruiksaanwijzing kunnen afdrukken, downloaden en opslaan, ook bij een storing.
- 3 10 jaar online Houd de gebruiksaanwijzing online gedurende de levensduur van de machine en minstens 10 jaar.
- 4 Papier op verzoek Vraagt de koper bij aankoop om papier, dan levert de fabrikant binnen een maand kosteloos.
- 5 Taal De gebruiksaanwijzing in de taal die de lidstaat bepaalt, duidelijk en begrijpelijk.
- 6 Niet-professionele gebruikers Machines die niet-professionele gebruikers kunnen gebruiken, krijgen de essentiële veiligheidsinformatie op papier.
Hulpmiddelen om te controleren en te kiezen
- Checklist20 controles over de zes voorwaarden. Vink ze af of druk de lijst af.
- PlatformvergelijkingDrie soorten platforms, 12 criteria en de vragen voor elke leverancier.
Bekijk het met uw eigen machine.
Stuur ons één handleiding. Wij zetten de QR-pagina van die machine op en laten die u dezelfde werkdag zien.
Alleen ter informatie, geen juridisch advies. Verordening (EU) 2023/1230 is van toepassing vanaf 20 januari 2027.