Software voor de digitale handleiding: platforms vergelijken
Software voor de digitale handleiding valt onder de Machineverordening (EU) 2023/1230 in drie soorten: gespecialiseerde hosting die elke machine een QR-pagina geeft, documentatie- en content-deliveryplatforms voor auteursteams, en algemene QR- of bestandstools. Vergelijk ze op wat de verordening tien jaar lang vraagt, niet op functies voor de eerste dag: wie de pagina's online houdt als u vertrekt, of de geleverde versie bereikbaar blijft en hoe papieraanvragen worden afgehandeld.
Drie soorten platforms
De meeste leveranciers vallen in een van deze groepen. Elke groep past bij een ander soort bedrijf.
- 1
Gespecialiseerde hosting voor gebruiksaanwijzingen
Een QR-pagina per machine of model, versies, downloads, vaak uw eigen domein. In dagen ingericht. Gebouwd rond de voorwaarden van de verordening.
Past bij fabrikanten die hun gebruiksaanwijzingen al schrijven en een conforme plek nodig hebben om ze te publiceren.
- 2
Documentatie- en content-deliveryplatforms
Schrijven, vertalen, modulaire content en een klantportaal. Sterk voor grote documentatieteams. Projecten duren maanden.
Past bij bedrijven met een team technisch schrijvers dat wil veranderen hoe het schrijft, niet alleen waar het publiceert.
- 3
Algemene QR-codes en bestandslinks
Een dynamische QR-tool of een pdf op de bedrijfswebsite. Goedkoop om te beginnen. Geen logica voor model, versie of papieraanvragen.
Riskant voor tien jaar: veel dynamische QR-diensten stoppen met doorverwijzen als het abonnement afloopt, en een nieuwe website breekt pdf-links.
12 criteria en de vraag die u stelt
Stuur deze vragen naar elke leverancier op uw shortlist. De antwoorden laten snel zien wie op tien jaar is ingericht.
| Criterium | Waarom het telt | Vraag de leverancier |
|---|---|---|
| QR per machine of per model | De aanduiding moet naar de gebruiksaanwijzing van het juiste model leiden. | Kunnen wij kiezen tussen een QR per serienummer of één per model, en toont de pagina het model? |
| Vast adres | Labels blijven jaren op machines zitten. Het adres mag niet veranderen. | Blijft het QR-adres gelijk als wij een nieuwe versie uploaden of bestanden hernoemen? |
| Eigen domein | Uw domein blijft werken als u van leverancier wisselt. | Kunnen de pagina's op ons eigen domein draaien, en zit dat in elk abonnement? |
| Versie die met de machine is geleverd | Een gebruiker moet de gebruiksaanwijzing vinden die bij zijn machine hoort, niet alleen de nieuwste. | Toont elke machine de versie die gold op haar leverdatum, en blijven oudere versies bewaard? |
| Downloaden, afdrukken, offline opslaan | Verplicht, en cruciaal bij een storing. | Kunnen gebruikers een kopie downloaden, afdrukken en opslaan die zonder internet opent? |
| 10 jaar, op papier | Verplicht voor minstens 10 jaar na het in de handel brengen. | Staat de beschikbaarheid van 10 jaar in het contract, en bij welk abonnement? |
| Na opzegging | Uw verplichting duurt langer dan het abonnement. | Wat gebeurt er met onze pagina's en QR-codes als wij stoppen met betalen of als u stopt? |
| Volledige export | Uw exitplan. | Kunnen wij elk bestand, elke versie en elk machinerecord op elk moment exporteren in een open formaat? |
| Papieraanvragen | Verplicht binnen een maand na een verzoek bij de aankoop. | Is er een aanvraagformulier met registratie en termijn, of regelen wij het per e-mail? |
| Talen | Elke lidstaat bepaalt de taal. | Hoeveel talen per document, en kiest de pagina de taal van de gebruiker? |
| Beschermde documenten | Onderdelenlijsten of tekeningen kunnen alleen voor klanten of service bedoeld zijn. | Kunnen sommige documenten een code of login vragen terwijl de verplichte gebruiksaanwijzing openbaar blijft? |
| Synchronisatie of API | Handmatig uploaden gaat mis bij grote aantallen. | Kunnen wij publiceren vanuit onze NAS, PDM of ERP via mapsynchronisatie of API? |
Leveranciers en wat zij over zichzelf zeggen
Leveranciers per groep, met wat hun eigen openbare pagina's over de punten hierboven vermelden. Geen prijzen: die veranderen en de meeste werken alleen op offerte.
| Leverancier | Soort | Wat hun eigen pagina's vermelden | Bron |
|---|---|---|---|
| docks.io | Hosting voor gebruiksaanwijzingen | Eén vaste QR-code per machine, eigen domein, de actuele versie achter dezelfde link, pincodebeveiliging, API-tokens, Duitse datacenters. Een contractuele URL-garantie van 10 jaar wordt genoemd voor het Enterprise-abonnement. | docks.io |
| MySafeDoc | Hosting voor gebruiksaanwijzingen | Een QR-code per serienummer, documenten op niveau van model, versie of serienummer, een permanente URL, versies worden nooit verwijderd, papieraanvragen vanaf de machinepagina, EU-datacenters. Eigen domein als extra dienst; API en documenten achter login in het Custom-abonnement. | mysafedoc.cloud |
| ECHO PRM | Hosting voor gebruiksaanwijzingen | Aanvraagformulier voor papier en pdf-download in elk pakket, eigen domein en merk als optie, automatische taalherkenning, koppeling met ERP, API en PIM, servers in Duitsland. Vermeldt online beschikbaarheid gedurende de verwachte levensduur, minstens 10 jaar. | echoprm.com |
| Certiblok QRcube | Hosting voor gebruiksaanwijzingen | Een QR-code per model of serienummer die gedurende de levensduur van het product gelijk blijft, wachtwoorden en openbare of besloten toegang, een REST API, contractueel alleen nodes in de EU. | certiblok.com |
| montavis | Hosting voor gebruiksaanwijzingen | Video-werkinstructies met een permanent adres per gebruiksaanwijzing dat via een QR-code opent, versiegeschiedenis, een pdf per taal zonder meerprijs per taal, eigen infrastructuur in de EU. | montavis.com |
| Quanos IQ for Documentation | Documentatieplatform | Machinespecifieke levering per serienummer, QR of NFC via de Asset Passport, versieveilige content, pdf-download, offline gebruik in de service-app, hosting in de EU, vragen in natuurlijke taal. | quanos.com |
| JustRelate | Klantportaal | QR-code op het typeplaatje, een open en een geregistreerd toegangsniveau, meertalige content, zoeken en chatbots met AI. | justrelate.com |
| Paligo | Documentatieplatform | Schrijven met het Nexus-portaal: eigen domeinen, single sign-on, versies en talen, AI-antwoorden met bronvermelding. | paligo.net |
| Spogen | Documentatieplatform | Schrijven en machinekennis: uitvoer als pdf of offline HTML, met versies per taal, een AI-assistent voor operators. | spogen.ai |
| Fluid Topics | Content delivery | Portaal voor productkennis met een AI-chatbot, API's, rechten en antwoorden over talen heen; datacenters in de Verenigde Staten, Europa en Azië. | fluidtopics.com |
Gebaseerd op de openbare website van elke leverancier, gecontroleerd op 13 november 2026. Niet vermeld betekent dat wij het niet op hun pagina's vonden, niet dat het product het mist. Leveranciers kunnen ons vragen een vermelding te corrigeren.
Waar Nova past
Vanaf € 119 per maand
Nova is gespecialiseerde hosting voor gebruiksaanwijzingen van machines, gemaakt door VSight. De voorwaarden van de verordening zitten in elk abonnement. Abonnementen beginnen bij € 119 per maand, excl. btw, met onbeperkt machines en talen. De uiteindelijke prijs hangt af van uw inrichting.
- Een QR-code per serienummer, of één per model met invoer van het serienummer
- Elke machine toont de versie die gold op haar leverdatum
- Papieraanvragen met een registratie van 30 dagen
- Uw eigen domein en een volledige export van het archief
- Downloaden, afdrukken en offline opslaan op de telefoon
- Operators stellen vragen en krijgen alleen antwoord uit de gepubliceerde gebruiksaanwijzing
- Gehost in de EU
Vragen en antwoorden
Welk platform is het beste voor de Machineverordening?
Is een generator voor dynamische QR-codes genoeg?
Moet de gebruiksaanwijzing op ons eigen domein staan?
Waarom staan er geen prijzen van concurrenten op deze pagina?
De zes voorwaarden voor een digitale handleiding
Elke voorwaarde op een eigen pagina: de regel, wat die in de praktijk betekent en de veelgemaakte fouten.
- 1QR-code en toegangGeef op de machine aan hoe de gebruiksaanwijzing te vinden is, voor het juiste model.
- 2Downloaden, afdrukken, opslaanGebruikers moeten de gebruiksaanwijzing kunnen afdrukken, downloaden en opslaan, ook bij een storing.
- 310 jaar onlineHoud de gebruiksaanwijzing online gedurende de levensduur van de machine en minstens 10 jaar.
- 4Papier op verzoekVraagt de koper bij aankoop om papier, dan levert de fabrikant binnen een maand kosteloos.
- 5TaalDe gebruiksaanwijzing in de taal die de lidstaat bepaalt, duidelijk en begrijpelijk.
- 6Niet-professionele gebruikersMachines die niet-professionele gebruikers kunnen gebruiken, krijgen de essentiële veiligheidsinformatie op papier.
Hulpmiddelen om te controleren en te kiezen
- Checklist 20 controles over de zes voorwaarden. Vink ze af of druk de lijst af.
- Platformvergelijking Drie soorten platforms, 12 criteria en de vragen voor elke leverancier.
Bekijk het met uw eigen machine.
Stuur ons één handleiding. Wij zetten de QR-pagina van die machine op en laten die u dezelfde werkdag zien.
Alleen ter informatie, geen juridisch advies. Verordening (EU) 2023/1230 is van toepassing vanaf 20 januari 2027.