Papieren handleiding op verzoek onder de Machineverordening

De drie voorwaarden

• Het verzoek komt van de gebruiker, bij de aankoop.
• De fabrikant levert de gebruiksaanwijzing op papier.
• Kosteloos, binnen een maand.

Laat kopers weten dat ze kunnen vragen

Een koper kan alleen bij de aankoop om papier vragen als hij weet dat het kan. Noem de mogelijkheid daarom in de offerte, de orderbevestiging of de verkoopvoorwaarden, en op de pagina achter de QR-code.

Een korte melding is genoeg, bijvoorbeeld: "De gebruiksaanwijzing van deze machine wordt digitaal geleverd. Wilt u een papieren exemplaar, geef dat dan aan bij uw bestelling. Wij sturen het binnen een maand kosteloos toe."

Maak de termijn van een maand haalbaar

De meeste fabrikanten houden geen gedrukte voorraad aan voor elk model en elke taal. Printen op aanvraag vanuit de gepubliceerde versie werkt, zolang het verzoek snel bij het juiste team komt.

• Leg elk verzoek vast met datum, machine, taal en afleveradres.
• Druk de versie af die bij die machine hoort, niet zomaar de nieuwste.
• Volg openstaande verzoeken tegen de termijn van een maand.
• Bewaar een bewijs van verzending.

Verkoop via distributeurs

Verkoopt u via dealers of distributeurs, dan vraagt de koper het vaak aan hen, niet aan u. Spreek af hoe zij papieraanvragen doorgeven, zodat de verplichting niet tussen u in verloren gaat.

Veelgemaakte fouten

• Kosten rekenen voor het papieren exemplaar. De verordening zegt kosteloos. Verzend- of drukkosten voor dit exemplaar passen niet bij de regel.
• Geen kanaal voor verzoeken. Weten kopers niet bij wie ze terechtkunnen, dan belanden verzoeken in willekeurige mailboxen en wordt de maand overschreden.
• De verkeerde versie sturen. Het papieren exemplaar moet bij de machine passen. Druk de versie af waarmee zij is geleverd.
• Papier voor veiligheidsinformatie vergeten. Deze regel staat los van de papieren veiligheidsinformatie voor niet-professionele gebruikers. Beide kunnen gelden.